Databehandleraftale

1. Databehandler

FornyLease
CVR: 30669789
Soldugvej 21, st. th., 2770 Kastrup
E-mail: support@fornylease.dk

2. Behandlingens formål og karakter

Vi behandler personoplysninger for at levere Fornylease: lagring, visning, søgning, organisering og import af oplysninger samt afsendelse af beskeder, påmindelser og fornyelsesforslag, som Kunden sætter i gang. Behandlingen sker udelukkende til udløbsstyring, kundeopfølgning, fastholdelse og kundeportal.

3. Registrerede og typer af oplysninger

Kategorier af registrerede:

• Kundens medarbejdere og brugere.
• Kundens kunder, både private og erhverv, og deres kontaktpersoner.

Typer af oplysninger:

• Navn, adresse, e-mail, telefon og eventuelt CVR-nummer.
• Bil- og aftaleoplysninger som registreringsnummer, stelnummer, kilometertal, ydelse, løbetid og udløbsdato.
• Noter, beskeder, opfølgninger, fornyelsesforslag og billeder af biler.
• Log over brugeres handlinger i tjenesten.

Tjenesten er ikke beregnet til CPR-numre eller følsomme oplysninger efter artikel 9 og 10, og Kunden må ikke lægge sådanne oplysninger ind.

4. Instruks

Vi behandler kun personoplysninger efter Kundens dokumenterede instruks. Instruksen er denne aftale, handelsbetingelserne og Kundens brug af funktionerne i Fornylease. Mener vi, at en instruks er i strid med databeskyttelsesreglerne, underretter vi straks Kunden.

5. Fortrolighed

Kun personer, der har brug for det for at levere, supportere eller fejlrette tjenesten, får adgang til Kundens oplysninger, og de er underlagt tavshedspligt.

6. Sikkerhed

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter artikel 32, herunder:

• Krypteret forbindelse (HTTPS/TLS) mellem browser og tjeneste.
• Adskillelse af data pr. virksomhed med adgangsregler i databasen og rollebaserede rettigheder for brugere.
• Kryptering af lagrede data og løbende backup hos vores hostingleverandør.
• Logning af følsomme hændelser og begrænset adgang for egne medarbejdere.

7. Underdatabehandlere

Kunden giver generel godkendelse til, at vi bruger underdatabehandlere. Vi bruger i dag:

Vi varsler tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere mindst 30 dage før via e-mail. Kunden kan gøre indsigelse og opsige abonnementet, hvis ændringen ikke kan accepteres. Vi pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale og hæfter for deres behandling.

8. Overførsel til tredjelande

Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS sker kun med et gyldigt overførselsgrundlag efter kapitel V, fx EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

9. Bistand til Kunden

Kunden kan selv rette, eksportere og slette oplysninger i tjenesten. Derudover bistår vi, så vidt det er muligt, med at besvare anmodninger fra registrerede og med Kundens forpligtelser efter artikel 32–36. Omfattende bistand kan afregnes efter medgået tid efter forudgående aftale.

10. Brud på persondatasikkerheden

Vi underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet opmærksomme på et brud på persondatasikkerheden. Underretningen indeholder de oplysninger, Kunden har brug for til at anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer.

11. Sletning og tilbagelevering

Ved ophør kan Kunden inden for 30 dage anmode om en eksport af sine data. Herefter sletter vi Kundens personoplysninger senest 90 dage efter ophør, medmindre lovgivning kræver opbevaring. Kopier i backup slettes, når backuppen udløber.

12. Dokumentation og revision

Vi stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise, at aftalen overholdes. Kunden kan anmode om skriftlig dokumentation. Fysisk revision aftales på forhånd, udføres af en uafhængig part under tavshedspligt og betales af Kunden.

13. Varighed og forrang

Aftalen gælder, så længe vi behandler personoplysninger for Kunden. Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og handelsbetingelserne har denne aftale forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger.